23 fev Excelência no atendimento ao cliente: recepção e telefonista

O atendimento ao cliente é um dos pilares para o sucesso de qualquer modelo de negócio. Por isso, as atividades realizadas por um telefonista ou recepcionista no atendimento ao cliente devem ser de qualidade.  Uma vez que são pilares fundamentais na captação de novos clientes.

Dessa forma, por ser o primeiro contato dos clientes com a empresa, o atendimento deve garantir uma experiência positiva. Posteriormente, tornando-se um diferencial na conquista da clientela.

Alguns dos fatores que devem ser observados pela equipe de atendimento e pelos gestores responsáveis são: atenção, cortesia e agilidade.

Pensando na importância dessas funções para garantir a competitividade no mundo do trabalho, reunimos algumas dicas sobre recepção e atendimento ao cliente. Acompanhe!

A importância do atendimento ao cliente

O atendimento interfere diretamente na percepção do cliente sobre a empresa, além disso, o atendente é considerado o rosto da empresa. Uma vez que essa é a equipe que tem o contato mais direto com o potencial cliente. Tendo isso em vista, dedicar-se a entregar o melhor atendimento possível é de extrema importância.

Não apenas nas etapas de prospecção e negociação, como também no fechamento do processo de vendas. Afinal, o atendimento desempenha um papel fundamental na fidelização de clientes, aumentando a probabilidade de que eles voltem a consumir seu produto.

Dessa forma, se o atendimento não for de qualidade, o cliente tende a expressar sua insatisfação com outras pessoas. Como resultado, com o uso das redes sociais, essa propaganda negativa pode tomar proporções gigantescas.

Se você trabalha nessa área ou é gestor de uma equipe de atendimento, deve se atentar a alguns princípios básicos de relacionamento interpessoal.

A seguir, você irá encontrar dicas de como lapidar seu atendimento e ter um serviço de recepção e telefonia eficiente. 

O básico para um atendimento ao cliente satisfatório

O primeiro passo para implementar melhorias está na compreensão do significado de “atender bem”.

O bom atendimento pode mudar de acordo com a percepção de cada cliente, pois o impacta diretamente. Falhas na primeira comunicação podem acabar com boas oportunidades de negócio.

Dessa forma, estar consciente sobre o público-alvo da sua empresa e quais demandas eles exigem soluções, é de suma importância para proporcionar um excelente atendimento.

Por isso, compreender o problema é importante para direcionar o seu atendimento para o setor ou colaborador adequado.

Assim como prestar um bom atendimento é fundamental, dominar as informações sobre a organização é indispensável. No caso do atendente, esse cuidado deve ser redobrado.

Isso porque a falta de precisão nas informações pode causar uma impressão negativa no cliente.

Como implementar melhorias para recepcionistas e telefonistas

Para te ajudar a aprimorar o atendimento das recepcionistas e telefonistas da sua empresa, em busca da excelência no atendimento e aumento as vendas, selecionamos dicas norteadoras:

Proporcione treinamento aos atendentes

Para um atendimento eficiente, o responsável deve estar a par de todas as informações que devem ser repassadas ao cliente. Nesse caso, a capacitação dos profissionais deve ser constante, pois ajudam a identificar os pontos que estão prejudicando o atendimento.

Saiba como receber os clientes

Um sorriso no rosto e um cumprimento educado não podem faltar ao recebermos um cliente. Por isso, encontre o tom de voz ideal, pois ele é a primeira referência do cliente sobre você. Comece escutando atentamente as necessidades do consumidor, no momento da resposta, busque transmitir calma, clareza e espontaneidade.

Multitarefas

Na maioria dos casos os atendentes realizam mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure não acumular tarefas para não ficar sobrecarregado na sua rotina de trabalho. Já que, essa profissão requer jogo de cintura para lidar com imprevistos comuns no dia-dia do negócio.

Use o nome do seu cliente e evite termos que sugerem intimidade

Usar o nome do cliente cria empatia e contribui para criação de vínculo. Além disso, repetir o nome de um cliente durante o atendimento faz com que ele se sinta importante. 

Ademais, evite usar termos como “querida”, “meu bem” e “flor”, pois além de não ser profissional, os consumidores podem interpretar ironia. Agindo assim, o atendimento será mais humano e o suporte trará uma conversa mais atenciosa e próxima.

Além dessas dicas, é muito importante manter a organização, monitorar a qualidade do atendimento, se apresentar corretamente, atender as reclamações e entregar valor nas interações.

Desde que o mundo é mundo, a comunicação é fundamental para a sobrevivência de nossa espécie. Ao praticá-la de forma certeira, irá transmitir a mensagem desejada, podendo transformar esse em um dos grandes diferenciais do seu negócio.

Agora que você já sabe mais sobre o atendimento ao cliente, que tal otimizar esse importante aspecto?

Entre em contato com os especialistas da R Facilities para descobrir como podemos te ajudar a melhorar a experiência do cliente por meio de um atendimento ágil e humano!